BÀI TUYÊN TRUYỀN HƯỚNG DẪN NỘP HỒ SƠ TRỰC TUYẾN TRÊN CỔNG DỊCH VỤ CÔNG QUỐC GIA

Thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, chủ động nộp hồ sơ ở bất cứ đâu và theo dõi quá trình giải quyết minh bạch. Ủy ban nhân dân xã Quỳnh An hướng dẫn các bước cơ bản để công dân nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

1. Người dân cần chuẩn bị gì?

• Điện thoại thông minh hoặc máy tính có kết nối Internet; nên sử dụng trình duyệt Chrome, Edge hoặc Firefox phiên bản mới.
• Tài khoản định danh điện tử VNeID đang hoạt động; số điện thoại nhận mã xác thực và thông báo hồ sơ.
• Bản chụp hoặc bản quét giấy tờ theo yêu cầu của từng thủ tục. Ảnh phải rõ nét, đủ 4 góc, không lóa, không tẩy xóa.
• Tài khoản ngân hàng hoặc phương thức thanh toán điện tử khi thủ tục có phí, lệ phí.
• Địa chỉ nhận kết quả chính xác nếu lựa chọn nhận qua dịch vụ bưu chính.

2. Quy trình nộp hồ sơ trực tuyến

Quy trình có thể khác nhau đôi chút giữa các thủ tục và từng thời điểm nâng cấp hệ thống. Người dân thực hiện theo các nút, trường thông tin được hiển thị trên màn hình; các hình dưới đây là minh họa mô phỏng để dễ theo dõi.

Bước 1. Truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia và đăng nhập

Mở trình duyệt, nhập đúng địa chỉ dichvucong.gov.vn. Chọn “Đăng nhập”, sau đó chọn tài khoản định danh điện tử VNeID dành cho công dân. Thực hiện xác thực theo hướng dẫn của hệ thống.

Hình 1. Minh họa truy cập địa chỉ chính thức và đăng nhập bằng VNeID

Bước 2. Tìm kiếm thủ tục cần thực hiện

Nhập tên thủ tục vào ô tìm kiếm. Có thể lọc theo tỉnh, cấp thực hiện và đối tượng. Đọc kỹ tên thủ tục, cơ quan thực hiện, thời hạn và trạng thái cung cấp trực tuyến trước khi lựa chọn.

Hình 2. Minh họa tìm kiếm “Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”

Bước 3. Chọn đúng cơ quan có thẩm quyền và bấm “Nộp trực tuyến”

Tại trang chi tiết thủ tục, kiểm tra cách thức thực hiện, thành phần hồ sơ, thời hạn, phí hoặc lệ phí, cách nhận kết quả và cơ quan tiếp nhận. Sau khi xác định đúng, chọn “Nộp trực tuyến”.

Hình 3. Minh họa trang chi tiết thủ tục và nút “Nộp trực tuyến”

Bước 4. Kê khai biểu mẫu điện tử và tải tệp đính kèm

Điền đầy đủ các trường bắt buộc có dấu sao (*); kiểm tra lại thông tin được tự động điền từ VNeID. Tải lên giấy tờ đúng tên, đúng loại và đúng trường hợp. Nên đặt tên tệp ngắn gọn, dễ nhận biết, ví dụ: “XNTTHN_NguyenVanA.pdf”.

Hình 4. Minh họa kê khai thông tin và tải giấy tờ điện tử

Bước 5. Kiểm tra, lựa chọn nhận kết quả, thanh toán và gửi hồ sơ

Rà soát toàn bộ thông tin; chọn hình thức nhận kết quả theo tùy chọn hệ thống; thực hiện thanh toán trực tuyến nếu có. Đánh dấu cam kết, bấm “Gửi hồ sơ” và chờ hệ thống xác nhận gửi thành công.

Hình 5. Minh họa kiểm tra và gửi hồ sơ

Bước 6. Lưu mã hồ sơ và theo dõi quá trình giải quyết

Chụp màn hình hoặc ghi lại mã hồ sơ. Theo dõi tại mục “Hồ sơ của tôi”, ứng dụng VNeID, tin nhắn SMS hoặc email đã đăng ký. Khi có yêu cầu bổ sung, người dân cần thực hiện đúng nội dung và trong thời hạn được thông báo.

Hình 6. Minh họa theo dõi trạng thái hồ sơ

3. Ví dụ cụ thể: Nộp hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Tình huống: Ông Nguyễn Văn A, cư trú tại xã Quỳnh An, cần xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký kết hôn.

Hình 7. Minh họa quy trình thực hiện trong ví dụ

Các thao tác thực hiện

1) Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng VNeID.

2) Tìm từ khóa “Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”; chọn kết quả dành cho công dân và cơ quan có thẩm quyền tại tỉnh Hưng Yên.

3) Đọc thành phần hồ sơ, thời hạn, lệ phí; bấm “Nộp trực tuyến”.

4) Kiểm tra họ tên, số định danh, nơi cư trú; kê khai rõ mục đích sử dụng giấy xác nhận. Trường hợp xin để kết hôn, ghi đúng thông tin người dự định kết hôn và nơi đăng ký kết hôn theo biểu mẫu điện tử.

5) Tải giấy tờ bổ sung nếu thuộc trường hợp đã ly hôn, vợ hoặc chồng đã chết, xin cấp lại, hoặc có ủy quyền. Những thông tin đã được hệ thống khai thác, tự động điền từ cơ sở dữ liệu thì thực hiện theo hướng dẫn hiển thị, không tự ý tải giấy tờ không cần thiết.

6) Chọn cách nhận kết quả, thanh toán lệ phí nếu hệ thống yêu cầu, gửi hồ sơ và lưu mã hồ sơ.

7) Theo dõi trạng thái. Thời hạn giải quyết công bố là 03 ngày làm việc; trường hợp phải xác minh có thể kéo dài theo quy định. Mức lệ phí cụ thể thực hiện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền và nội dung hệ thống hiển thị tại thời điểm nộp.

4. Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục

5. Lưu ý bảo đảm an toàn thông tin

• Chỉ truy cập địa chỉ chính thức dichvucong.gov.vn; không cung cấp mật khẩu, mã OTP, mã PIN VNeID cho người khác.
• Không cài ứng dụng lạ theo đường link gửi qua mạng xã hội; không chuyển tiền vào tài khoản cá nhân để “làm hồ sơ nhanh”.
• Khi sử dụng máy tính công cộng, phải đăng xuất tài khoản sau khi hoàn thành; không lưu mật khẩu trên trình duyệt.
• Kiểm tra kỹ nội dung, cơ quan nhận và số tiền trước khi thanh toán; lưu biên lai điện tử và mã hồ sơ.

6. Kênh hỗ trợ

• Tổng đài hỗ trợ Cổng Dịch vụ công quốc gia: 1800 1096.
• Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Quỳnh An, địa chỉ: thôn Khang Ninh, xã Quỳnh An, tỉnh Hưng Yên.
• Điện thoại công khai trên Cổng thông tin điện tử xã Quỳnh An: 098 587 36 55; email: ubxquynhan@hungyen.gov.vn.

Khi đến hỗ trợ trực tiếp, người dân nên mang theo điện thoại có cài VNeID và bản chính giấy tờ liên quan để được hướng dẫn đối chiếu, số hóa hồ sơ đúng quy định./.