CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH - HIỆN ĐẠI, THUẬN TIỆN, ĐÚNG HẠN
Một trong những nội dung người dân cảm nhận rõ nhất về cải cách hành chính là sự thay đổi trong giải quyết thủ tục: ít giấy tờ hơn, ít đi lại hơn, quy trình rõ hơn, được theo dõi tiến độ và nhận kết quả đúng hẹn. Cơ chế một cửa hiện đại phải giúp người dân “đến một nơi, được hướng dẫn rõ, giải quyết theo một quy trình và theo dõi được kết quả”
Từ ngày 01/7/2025, Nghị định số 118/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia. Nghị định này sau đó được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 367/2025/NĐ-CP và tiếp tục được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 309/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 05/8/2026. Thông tư số 03/2025/TT-VPCP hướng dẫn một số nội dung triển khai. Vì vậy, việc tổ chức giải quyết thủ tục hành chính ở cấp xã cần bám sát khung pháp lý mới, thay vì chỉ áp dụng cách làm theo các quy định một cửa trước đây.
Song song với cơ chế một cửa, Nghị quyết số 66/NQ-CP ngày 26/3/2025 của Chính phủ triển khai chương trình cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm 2025-2026. Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP tiếp tục thúc đẩy cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục dựa trên dữ liệu. Tinh thần xuyên suốt là giảm thành phần hồ sơ, giảm thời gian xử lý, tái cấu trúc quy trình và tận dụng dữ liệu đã có để người dân, doanh nghiệp không phải kê khai, nộp lại nhiều lần.
Một cửa hiện đại không đơn thuần là bố trí quầy tiếp nhận. Giá trị cốt lõi là kiểm soát được toàn bộ hành trình của hồ sơ: tiếp nhận khi nào, ai xử lý, đang ở bước nào, thời hạn còn bao lâu, có phát sinh yêu cầu bổ sung hay không, khi nào trả kết quả. Hệ thống thông tin phải phản ánh đúng tình trạng thực tế; hồ sơ trên hệ thống và hồ sơ đang xử lý trong cơ quan phải thống nhất.
Kế hoạch số 138/KH-UBND của tỉnh Hưng Yên yêu cầu 100% hồ sơ thủ tục hành chính được cập nhật kịp thời trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh và đồng bộ, công khai trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Đây là yêu cầu quan trọng để người dân có thể tra cứu, cơ quan quản lý có thể giám sát và cán bộ xử lý có trách nhiệm rõ ràng đối với từng bước công việc.
Đối với UBND xã Quỳnh An, nguyên tắc cần quán triệt là không để xảy ra tình trạng hồ sơ đã tiếp nhận nhưng chưa được cập nhật, hồ sơ thực tế đã chuyển bước nhưng hệ thống chưa phản ánh, hoặc hồ sơ sắp quá hạn nhưng không có cảnh báo và biện pháp xử lý kịp thời. Việc quản trị tiến độ phải được thực hiện hằng ngày, nhất là đối với các hồ sơ cần phối hợp liên thông.
Một trong những nguyên nhân làm người dân mất thời gian là phải bổ sung hồ sơ nhiều lần. Để khắc phục, cán bộ tiếp nhận cần kiểm tra thành phần hồ sơ theo quy định, hướng dẫn cụ thể, dễ hiểu và thống nhất. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cần nêu rõ nội dung cần bổ sung; không hướng dẫn chung chung khiến người dân quay lại nhưng vẫn thiếu.
Cùng với đó, cần rà soát cách công khai thủ tục hành chính tại nơi tiếp nhận và trên môi trường số. Thông tin phải dễ tìm, dễ đọc, cập nhật đúng phiên bản đang có hiệu lực. Người dân cần biết rõ thành phần hồ sơ, thời hạn, phí hoặc lệ phí nếu có, cơ quan giải quyết, cách nộp trực tuyến, cách tra cứu và kênh phản ánh kiến nghị. Công khai chỉ có giá trị khi người dân thực sự tiếp cận và hiểu được thông tin.
Tỉnh Hưng Yên đặt mục tiêu năm 2026 trên 98% hồ sơ được trả kết quả đúng hạn hoặc trước hạn; 100% hồ sơ giải quyết quá hạn phải thực hiện xin lỗi cá nhân, tổ chức theo quy định. Để đạt được yêu cầu này, cấp xã cần quản lý thời gian xử lý theo từng công đoạn, không chờ đến gần hết hạn mới đôn đốc. Hồ sơ có nguy cơ chậm phải được phát hiện sớm, xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý ngay.
Việc xin lỗi khi trễ hạn phải gắn với trách nhiệm khắc phục. Một lời xin lỗi chỉ có ý nghĩa khi người dân được thông tin minh bạch, được biết thời gian dự kiến trả kết quả mới và cơ quan nghiêm túc rút kinh nghiệm để hạn chế tái diễn. Trường hợp chậm do phối hợp liên cơ quan, xã cần chủ động trao đổi, đôn đốc và thông tin kịp thời cho công dân thay vì để người dân tự đi tìm nguyên nhân.
Cải cách thủ tục hành chính trong giai đoạn hiện nay gắn chặt với số hóa. Hồ sơ giấy khi tiếp nhận theo quy định cần được số hóa đầy đủ; kết quả giải quyết cần được số hóa, lưu trữ và tái sử dụng. Khi dữ liệu đã được xác thực và có thể khai thác, cơ quan hành chính cần giảm việc yêu cầu người dân xuất trình hoặc nộp lại cùng một thông tin.
Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu là bước chuyển quan trọng từ “số hóa giấy tờ” sang “giải quyết thủ tục bằng dữ liệu”. Điều này đòi hỏi cán bộ cấp xã không chỉ biết tiếp nhận hồ sơ điện tử mà còn phải có kỹ năng khai thác dữ liệu, kiểm tra thông tin, tái sử dụng kết quả số và hướng dẫn người dân sử dụng tài khoản định danh, các chức năng trên Cổng Dịch vụ công quốc gia theo đúng quy định.
Với UBND xã Quỳnh An, mục tiêu của một cửa hiện đại là làm cho quy trình hành chính trở nên dễ dự đoán và đáng tin cậy: người dân biết phải làm gì, biết hồ sơ đang ở đâu, biết khi nào có kết quả và biết phản ánh ở đâu nếu có vướng mắc. Khi quy trình rõ ràng, trách nhiệm rõ ràng và dữ liệu được sử dụng hiệu quả, thủ tục hành chính sẽ bớt là “rào cản” và trở thành một dịch vụ công đúng nghĩa.
