CHÍNH QUYỀN SỐ Ở CƠ SỞ - HỒ SƠ SỐ, DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN, DỮ LIỆU DÙNG LẠI

   Chuyển đổi số trong cải cách hành chính không chỉ là đưa biểu mẫu lên mạng. Mục tiêu cao hơn là tổ chức lại cách chính quyền làm việc dựa trên dữ liệu, để người dân có thể thực hiện thủ tục thuận tiện hơn, cơ quan xử lý nhanh hơn và thông tin đã có được tái sử dụng thay vì yêu cầu kê khai lặp lại

   Nghị quyết số 76/NQ-CP xác định xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số là một trong 6 nội dung của cải cách hành chính. Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, cùng các chương trình hành động của Chính phủ, tiếp tục đặt chuyển đổi số vào vị trí động lực then chốt để đổi mới phương thức quản trị nhà nước.
   Đối với thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP là một nền tảng quan trọng và đã được sửa đổi, bổ sung nhiều lần; gần nhất là Nghị định số 310/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 05/8/2026. Cơ chế một cửa theo Nghị định số 118/2025/NĐ-CP và các nghị định sửa đổi cũng gắn chặt hoạt động tại Bộ phận Một cửa với Cổng Dịch vụ công quốc gia. Điều đó cho thấy cải cách hành chính và chuyển đổi số hiện nay là một quá trình thống nhất, không thể tách rời.
   Kế hoạch số 138/KH-UBND của tỉnh Hưng Yên đặt mục tiêu 100% hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính được số hóa theo quy định; 100% thủ tục hành chính đủ điều kiện được cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình; tỷ lệ hồ sơ trực tuyến toàn trình đạt từ 80% trở lên đối với các thủ tục cung cấp trực tuyến toàn trình. Kế hoạch chuyển đổi số tỉnh Hưng Yên giai đoạn 2026-2030 ban hành theo Kế hoạch số 278/KH-UBND ngày 13/7/2026 tiếp tục xác định phát triển chính quyền số dựa trên dữ liệu và công nghệ số, hướng tới dịch vụ số bao trùm và thông minh.
   Trong giai đoạn 2026-2027, Kế hoạch chuyển đổi số của tỉnh đặt mục tiêu 100% thủ tục đủ điều kiện được thực hiện trực tuyến toàn trình; 100% thông tin, giấy tờ, tài liệu trong thủ tục liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh chỉ cung cấp một lần cho cơ quan hành chính nhà nước; 95% người dân, doanh nghiệp hài lòng khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Những chỉ tiêu này đặt ra yêu cầu rõ ràng đối với cấp xã: không chỉ tăng số hồ sơ trực tuyến, mà phải nâng chất lượng trải nghiệm trực tuyến và khả năng tái sử dụng dữ liệu.
   Một hồ sơ được quét thành tệp ảnh chưa đồng nghĩa với chuyển đổi số hiệu quả. Số hóa có giá trị khi tài liệu được gắn đúng hồ sơ, đúng chủ thể, có chất lượng đọc được, được lưu trữ theo quy định và có thể khai thác lại ở những lần giải quyết sau. Nếu dữ liệu đã số hóa nhưng cán bộ vẫn yêu cầu người dân nộp lại bản giấy hoặc kê khai lại toàn bộ thông tin, lợi ích của chuyển đổi số sẽ bị giảm đáng kể.
   Vì vậy, UBND xã Quỳnh An cần coi chất lượng dữ liệu là một nội dung của chất lượng cải cách hành chính. Cán bộ xử lý hồ sơ phải thực hiện đúng quy trình số hóa; hạn chế tạo bản ghi trùng lặp; kiểm tra tính chính xác của thông tin; chủ động khai thác dữ liệu có thể dùng lại theo thẩm quyền; bảo đảm an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân. “Đúng dữ liệu” quan trọng không kém “đúng thủ tục”.
   Một thủ tục được công bố trực tuyến toàn trình nhưng người dân vẫn phải đến trực tiếp nhiều lần, vẫn phải nộp lại giấy tờ hoặc không biết cách thanh toán, theo dõi, nhận kết quả thì chưa đạt mục tiêu phục vụ. Chất lượng dịch vụ công trực tuyến cần được đánh giá từ góc độ người dùng: thao tác có dễ hiểu không; biểu mẫu điện tử có tự động điền được dữ liệu hay không; hệ thống có thông báo trạng thái rõ ràng không; khi gặp lỗi có kênh hỗ trợ không; kết quả số có dễ tra cứu và sử dụng lại không.
   Ở cấp xã, hỗ trợ trực tiếp vẫn rất quan trọng trong giai đoạn chuyển tiếp. Khi người dân đến làm thủ tục, cán bộ có thể hướng dẫn cách tạo và sử dụng tài khoản, nộp hồ sơ trực tuyến, tra cứu tiến độ, thanh toán trực tuyến nếu thủ tục có phát sinh nghĩa vụ tài chính, nhận kết quả điện tử và lưu lại kết quả để sử dụng khi cần. Mục tiêu không phải “làm hộ mãi mãi”, mà là giúp người dân từng bước có khả năng tự thực hiện.
   Chuyển đổi số không chỉ hướng ra bên ngoài mà còn thay đổi cách cơ quan nhà nước làm việc bên trong. Kế hoạch cải cách hành chính năm 2026 của Hưng Yên đặt yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức thực hiện trao đổi công việc trên môi trường mạng, trừ nội dung mật theo quy định. Điều này đòi hỏi hồ sơ công việc, giao việc, theo dõi tiến độ, xử lý văn bản và phối hợp giữa các bộ phận phải được tổ chức ngày càng đồng bộ trên nền tảng số.
   Đối với UBND xã Quỳnh An, lãnh đạo cần sử dụng dữ liệu từ hệ thống để điều hành: theo dõi số lượng hồ sơ, tỷ lệ đúng hạn, hồ sơ có nguy cơ quá hạn, mức độ sử dụng dịch vụ công trực tuyến, phản ánh kiến nghị, những thủ tục thường phát sinh bổ sung. Khi số liệu được sử dụng để phát hiện điểm nghẽn và cải tiến quy trình, chuyển đổi số mới trở thành công cụ quản trị chứ không chỉ là công cụ báo cáo.
Chính quyền số ở cơ sở phải tạo ra một thay đổi dễ nhận thấy: người dân cung cấp ít thông tin lặp lại hơn, theo dõi hồ sơ thuận tiện hơn, nhận kết quả linh hoạt hơn; cán bộ giảm thao tác thủ công, giảm sao chép, giảm tìm kiếm hồ sơ; lãnh đạo có thông tin kịp thời để điều hành. Đó là mục tiêu mà UBND xã Quỳnh An cần kiên trì hướng tới trong quá trình cải cách hành chính và chuyển đổi số.